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【採用担当向け】就活生が考えた! 読まれるメールのポイントとテンプレート〜会社説明会編〜

今回は、採用担当者に向けて新卒学生の皆さんに読まれる、会社説明会案内メールの書き方のポイントとテンプレートを就活生の視点から紹介します。

会社説明会メールの書き方 3つのポイント

1.スマートフォンで「パッ」と見たときに興味を持てる内容にする

会社説明会の案内メールは、一瞬で判断されることが多いです。なぜなら、就活生は毎日何十通ものメールを受信しているからです。だからこそ、「興味を持つような」意識づけができないとそのまま無視されてしまいます。

また、「スマートフォンでの読みやすさ」も大切です。多くの就活生は、企業からのメールをスマートフォンで確認しています。そのため、改行をうまく利用してスマートフォンでも読みやすい工夫が重要です。

2.参加するメリットを明記する

就活生が就活の際によく考えるのが、「その説明会で分かることや魅力は何か」です。マイナビの調査によると、就活にかかる平均費用は約10万円と、学生にとっては大きな負担となっています。

就活生が説明会に参加する判断するときには、無意識的に何かしらの魅力を感じているはず。その魅力に感じる部分をメールで明確にしてあげることが必要です。

3.抽象的な言い回しを使わない

「アットホームな会社です」「社風がいい会社です」などと、抽象的な言葉を多用していませんか?そのような単語を利用しても、就活生には響きません。

なるべくなぜ「アットホーム」や「社風がいい」のかを言語化してあげましょう。客観的な具体的な数字を用いると、より説得力があるメールを書けるようになります。

会社説明会メールのテンプレート 5パターン

会社説明会のパターン別にテンプレートをまとめて紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

説明会開催の案内メール

【件名】
◆会社説明会のご案内◆ 株式会社〇〇

(氏名)さん、こんにちは。

 株式会社〇〇の採用担当(メール送信者名)です。


数多くの企業の方から(氏名)さんに届くお誘いがある中、

弊社のメールを開封していただき、ありがとうございます!


この度、△△業界志望やXX(職種)に興味をお持ちの方に向けて、

会社説明会を開催することが決定しました。


つきましては、(氏名)さんにぜひ参加していただきたいと思い、

ご連絡させていただきました。


弊社は「(企業理念)」を掲げ、成長している(業界)企業です。


弊社のことを端的に表すと、


・(事業内容)

・(成長率)

・(職場環境)

・(強み)


このような会社です!


今回の会社説明会では、弊社のことに限らず、

●●業界の動向や、今後求められることなど幅広くお話しようと考えています。

(氏名)さんの今後の就職活動にもお役立ていただけるかと思います!


【説明会の内容】


【説明会で得られる情報】



◆開催概要◆

【日時】X月YY日(月)15:00 ~ 17:00 ※受付は13:30開始予定

【場所】東京都 〇〇区 △△1-13-4 ビル23階 〇〇線 △△駅 徒歩☆分

【持ち物】筆記用具 履歴書 ※履歴書は、一次選考希望の方のみ

【服装】私服で構いません。※他の選考と前後している場合、スーツでも可

【備考】上記の日時でご都合がつかない場合、ご気軽にご返信ください!


◆お申し込みはコチラから◆

(専用URL)


当日、(氏名)さんとお会いできることを楽しみにしております。

最後まで読んでくださり、誠にありがとうございました!


===================================

株式会社〇〇 採用担当(メール送信者名)

TEL:

Mail:

会社HP:

===================================


受付完了メール

【件名】
◆説明会へのご参加を受け付けました◆ 株式会社〇〇

(氏名)さん、こんにちは。

株式会社〇〇の採用担当 (メール送信者名)です。


この度は弊社の会社説明会にお申込みいただき、誠にありがとうございます。

以下の内容で受け付けましたので、詳細をご確認ください。


───────────────────────────────────
◆予約番号◆


◆日時◆

X月YY日 (月)15:00 ~ 17:00 ※受付は13:30開始予定


◆場所◆

東京都 〇〇区 △△ 1-13-4 ビル23階

株式会社〇〇 オフィス


◆持ち物◆

筆記用具 履歴書

※履歴書は、一次選考希望の方のみ


◆服装◆

私服 ※他の選考と前後している場合、スーツでも可

───────────────────────────────────


参加日程の変更・キャンセルにつきましては、

X月YY日 15:00 までに下記の採用担当メールアドレス宛に、

変更・キャンセルの旨をお伝えするメールをお送りください。


それでは、(氏名)さんにお会いできることをとても楽しみにしております。

当日は何卒よろしくお願いいたします。


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株式会社〇〇 採用担当(メール送信者名)

TEL:

Mail:

会社HP:

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キャンセル受付完了メール

【件名】
◆説明会のキャンセルを承りました◆ 株式会社〇〇

(氏名)さん、こんにちは。

株式会社〇〇の採用担当(メール送信者名)です。


先日お申込みいただいたX月YY日の会社説明会のご参加につきまして

キャンセルを、承りましたので、確認のご連絡をいたします。



(氏名)さんにお会いすることができず残念ですが、

今後も別日程での開催がございますので、

下記の日程から、ご都合が宜しい回がございましたら、またお申込みいただけますと幸いです。


◆会社説明会 日程◆

X月YY日 (月)13:00 ~ 15:00

X月YY日 (火)15:00 ~ 17:00

X月YY日 (木)15:00 ~ 17:00


◆お申込みはこちらから◆

(専用URL)


お忙しいところ大変恐縮ですが、

(氏名)さんにお会いできるのを、心よりお待ちしております。


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株式会社〇〇 採用担当(メール送信者名)

TEL:

Mail:

会社HP:

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開催前日の確認メール

【件名】
◆説明会の日時が近づいています!◆ 株式会社〇〇

(氏名)さん、こんにちは。

株式会社〇〇の採用担当(メール送信者名)です。


先日は弊社の会社説明会お申込みいただき、

誠にありがとうございました。


弊社の説明会の日時が近づいてきましたので、

再度ご都合のご確認をと思い、ご連絡いたしました。


改めて説明会の詳細を記載しましたので、ご確認ください。


───────────────────────────────────
◆予約番号◆


◆日時◆

3月24日 15:00 ~ 17:00 ※受付は13:30開始予定


◆場所◆

東京都 〇〇区 △△ 1-13-4 ビル23階

株式会社〇〇 オフィス


◆持ち物◆

筆記用具 履歴書 ※履歴書は、一次選考希望の方のみ


◆服装◆

私服 ※他の選考と前後している場合、スーツでも可

───────────────────────────────────


もし急きょご都合がつかなくなってしまったり、体調が悪くなってしまった場合などは

ご遠慮なくご連絡くださいませ。


それでは、当日お会いできるのを楽しみにしております。


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株式会社〇〇 採用担当(メール送信者名)

TEL:

Mail:

会社HP:

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説明会後のお礼メール

【件名】
◆説明会にご参加いただきありがとうございました◆ 株式会社〇〇

(氏名)さん、こんにちは。

株式会社〇〇の採用担当(メール送信者名)です。


本日は弊社説明会にご参加いただき、誠にありがとうございました。

(氏名)さんにお会いでき、我々採用担当一同大変嬉しく思っております。


本日の説明会の内容はいかがでしたでしょうか。

弊社の代表のビジョンや、具体的な事業内容をお話させていただきましたが

(氏名)さんが弊社に入社した場合、どのような仕事をして、

キャリアプランを形成して行くかということが明確になりましたでしょうか。

もしご不明な点がございましたら、ご連絡いただければお答えさせていただきます。


また(氏名)さんにとって、有意義な時間と感じていただけたようでしたら幸いです。


今後、一次選考も実施していくので、もしご興味をお持ちいただけているのであれば、

ご応募お待ちしております。


一次選考の日程が決まり次第、改めてご連絡させていただきますので、

何卒よろしくお願いいたします。


今後も(氏名)さんにお会いできることを、楽しみにしております。


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株式会社〇〇 採用担当(メール送信者名)

TEL:

Mail:

会社HP:

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会社説明会の目的は、学生の「心に残る会社」になること

会社説明会には、自社に学生を招き、企業が単独で行うもの説明会と、説明会、イベント会場や学校などに企業が赴き、複数の企業が同時に実施する合同説明会の2種類ががあります。

様々な形の説明会が実施されていますが、会社説明会の目的は1つ、「学生の『心に残る会社』になる」ことです。その結果、企業に応募してくれることや、学生が将来的に顧客やファンになる可能性を増やしていくことに繋がっていくのです。

会社説明会の目的である『(いい意味で)心に残ってもらう』会社になれるように、ちょっとした気配りをメールでも印象づけることが大切なのではないでしょうか。

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