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業務効率化を図る!ツールを選ぶ3つのポイントと目的別ツール 9選

業務効率化ツールを選ぶときの3つのポイント

目標を設定する

なぜあなたはその業務を効率化したいのかを明確にし、効率化した結果、できた時間で何をするかという目標を設定しましょう。
目標を設定することで、実際にツールを導入した結果、その目標が達成できたか、効率化出来たかを比較することが出来ます。

優先順位を決める

数ある業務の中で、なぜその業務を効率化するべきなのかを考え、優先順位をつけましょう。
優先順位を決めることで、集中して1つのことに取り組むことができ、効率化に繋がります。

自社・自身にとって使いやすいか

業務効率化をする上で非常に大切なポイントです。
一般的に業務効率化できると言われているツールが必ずしも全員に当てはまるわけではありません。

自社の既存のシステムとの相性や自分自身が利用しやすいのかどうかを考慮するべきです。
特に会社全体での導入を検討する際は、各部署にも協力してもらうことや試験的に導入するようにしましょう。

効率よく情報収集する

『自身の求める情報のみを徹底的に』Feedly


https://feedly.com/

Feedlyは自身の興味のあるホームページやWebメディアのコンテンツをまとめて表示することができるRSSリーダーの1つです。

アカウントを作成し、自分の興味のある分野の情報をカテゴリ別に管理することができます。
業界の動向や競合他社がどのような動きをしているのかなど、効率よく情報を収集する際に役立ちます。
まだRSSを利用したことがないユーザーにオススメです。

特徴

  • ユーザー好みにフィードを変更することができます。
  • 自身が作成したカテゴリファイルをチームに共有することができます。
  • それぞれのホームページやブログ、Webメディアにアクセスせずに情報を収集することができます。

料金

無料で利用できます。

『最先端ビジネス情報プラットフォーム』News Picks


https://newspicks.com/

News Picksは、国内外の経済やビジネスに関するニュースを厳選して集めたビジネスマン向けの情報プラットフォームです。
オリジナルの記事や動画など、ビジネスの最先端にいる人たちの思考や経済のトレンドを知ることができます。

特徴

  • 各記事に対する専門家やビジネスマンのコメントを見ることができます。
  • オリジナル特集や動画を観る事ができます。
  • 自分が興味を持った記事をピックアップし、まとめる事ができます。

料金システム

アカウント登録は無料です。プレミアム会員は下記の料金が発生します。


https://premium.newspicks.com

※10日間無料体験をすることができます。

『「あとで読む」で自分なりのプラットフォームを』Pocket


https://getpocket.com/

Pocketはインターネット上の記事やビデオなどのコンテンツを保存して管理するサービスです。最新の記事、ニュース、スポーツ、ビデオをあらゆるデバイス、パブリッシャー、アプリから保存する事ができます。

特徴

  • リストに入れたコンテンツはオフラインでも読む事が可能です。
  • ダークモードやセピアモードに設定すれば、寝る前に目を刺激しすぎることなくコンテンツを読むことができます。
  • 記事コンテンツを音読してくれる機能があります。

料金

アカウント登録は無料です。
より機能の充実したPocket Premiumは下記の料金で利用する事ができます。


https://getpocket.com/premium?ep=1

※支払いはクレジットカードのみです。

情報共有で生産性を高める

議事録を共有したい「Evernote」


https://evernote.com/intl/jp/

Evernoteはパソコンやスマホ向けの個人用ドキュメント管理サービスです。
インターネット上でのWebページや記事をページ全体保存したり、手書きの文章もスキャンして表示する事ができます。
また、スペースという機能があり、チームメンバーとの議事録などを共有する際に非常に役立ちます。

特徴

  • 手書きやホワイトボードに書いた文字もスキャンし、表示することができます。
  • 議事録のテンプレートが豊富にあり、効率化することができます。
  • オフラインでも同期した端末ならアクセスできます。

料金


https://evernote.com/intl/jp/compare-plans

ベーシックプランは無料です。
その他有料プランでは無料トライアルが利用できます。
※有料プランは1ユーザーにつきの価格です。

ビデオ会議で効率化「Zoom」


https://zoom.us

Zoomはパソコンやスマホを使って、ミーティングやセミナーを行うことができるサービスです
専用のURLを共有することで、参加することができ、録画も簡単にすることができます。

特徴

  • 2つの録画機能があり、回線が安定していなくても安心できます。
  • スライドなどの資料を画面に共有することができます。
  • ミーティング中の発言を字幕入力するなどのアクセシビリティ機能があります。

料金


https://www.zoom.us/pricing

基本プランは無料です。
※この他にも様々な料金プランがあります。

情報管理を簡単にする

『ファイルを管理をどこでも簡単に』Google Drive

Google Driveはオンライン上に様々なファイルやデータを保存して管理するクラウドサービスです。
パソコンやスマホの容量を使わないため、インターネットに接続できる環境があれば、どこでもファイルの編集やダウンロードができます。

特徴

  • Googleドキュメントは容量無制限で保存できます。
  • 簡単にファイルを共有でき、共同で編集することができます。
  • 他のGoogleのサービスとの親和性が非常に高く、扱いやすいです。

料金

無料で利用できます。

『かさばる名刺を1つにまとめて、繋がるSNS』Eight


https://8card.net

Eightは貰った名刺をスキャンして繋がった相手の転職や昇進といった近況がわかるビジネス系SNSです。
ただ名刺を貰って終わらせるだけでなく、メッセージ機能もあるので、ちょっとしたキッカケがビジネスチャンスにも繋がります。

特徴

  • 写真を撮るだけで名刺をデータ化し、管理することが出来ます。
  • 登録しているユーザー同士でコミュニケーションを取れます。
  • 定期的にオフラインのイベントも開催しています。

料金

登録は無料です。


『チームやプロジェクト単位のタスク管理』Trello

Trelloは、プロジェクトのTODO管理をより効率的にできるサービスです。
タスク一つひとつを「カード」として登録し、「ボード」と呼ばれる掲示板のようなところで管理します。
また、そのカードの進捗具合をリスト化して管理することも出来ます。

特徴

  • 各プロジェクトの進捗具合が一目で見極めることが出来ます。
  • SlackやChromeとも連携して利用することが出来ます。
  • アプリもあるので、パソコンを持ち合わせていない時でも利用出来ます。

料金

無料で利用できます。

『スケジュールを見やすく管理・共有』Google カレンダー


Googleカレンダーは、Googleが提供しているカレンダーサービスです。
Googleアカウントを所持していれば、パソコンやスマホでも共有して利用することができ、非常に利便性の高いサービスになっています。

特徴

  • リマインダー機能でうっかり忘れを減らすことが出来ます。
  • 特定の相手と同じカレンダーを共有することが出来ます。
  • 定期的な予定は周期や期限を設定して繰り返し表示出来ます。

料金

無料で利用できます。

まとめ

業務効率化を図ることで、仕事の生産性を向上できます。
その結果、自分自身ために使うことのできる時間が増え、本当にやりたいことに集中できます。

仕事の無駄や面倒臭いと感じたことは、効率化することができるかもしれません。
そういった感情を大切にして、業務に取り組むことが業務効率化に繋がるキッカケになるのではないでしょうか。

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